工作規則，有人稱之為人事規則，也有人稱之為人事管理辦法，名稱不一而足，而其內容則不外乎是與工作有關之人、事、時、地、物等各項規定；簡單說，工作規則基本上就是雇主要求員工遵循或配合的各項規定。任何雇主，不論其經營之企業規模大小，只要有僱用員工，就有工作規則之存在，只不過有的僅是口頭告知，有的則是形諸文字；有的企業有訂立完整的一本工作規則，有的企業則是僅針對特定幾個事項各別予以規定，而未集結成冊。對某些雇主而言，有無明文訂立工作規則，或工作規則之內容如何，或許無關緊要，只要工作規則之內容未違反法令即可，但對某些雇主而言，未以書面明定工作規則或未送請主管機關核備，其結果恐怕會遭受處罰；更有甚者，若雇主依照其所定之內容有違法或不當之工作規則行事，則日後極可能引發勞資糾紛乃至訴訟，其結果，除了行政上之處罰外，還可能須負擔民事賠償及訴訟費用；亦有雇主未依照其所定合乎法令規定之工作規則執行，以致其行為反而違法，導致訴訟而敗訴。因此，身為雇主者，實有必要了解工作規則之相關法令，在不違反法令的範圍內，依其企業之需求，審慎訂立並確實執行其工作規則。

究竟哪些企業須以書面明定工作規則並送請主管機關核備？依勞動基準法(以下簡稱勞基法)第70條規定，「雇主僱用勞工人數在三十人以上者，應依其事業性質，就左列事項訂立工作規則，報請主管機關核備後並公開揭示之：．．．」；若違反上開規定，亦即員工人數達三十人之雇主未就該條所定事項訂立工作規則或未報請主管機關核備或未公開揭示，會受到怎樣的處罰？依勞基法第79條第1項第1款規定，違反第七十條規定者，處新臺幣二萬元以上三十萬元以下罰鍰；且依第79條第3項規定，「得公布其事業單位或事業主之名稱、負責人姓名，並限期令其改善；屆期未改善者，應按次處罰」。勞基法施行細則第37條第1項並進一步就訂立工作規則之時間點及報請核備之期限明定：「雇主於僱用勞工人數滿三十人時應即訂立工作規則，並於三十日內報請當地主管機關核備」。

上開所謂「當地主管機關」，係指企業所在地之縣市政府(勞工局)。若事業單位之事業場所分散於各地者(例如：總公司(總店)在台中，而在其他縣市設有分公司、分店、直營門市或工廠)，於訂立適用於事業單位全部勞工之工作規則時，該工作規則應向事業主體所在地之主管機關報備，並於報核時說明該工作規則適用於各地之事業場所；事業主體所在地之主管機關於審核時，應即協調各該事業場所之當地主管機關，並於核備時，同時副知各該事業場所之當地主管機關。若事業單位分別訂立適用於各該事業場所之工作規則時(例如：總公司與門市分別適用不同之工作規則)，其工作規則應分別向各該事業場所（即總公司及各地門市）之當地主管機關報備(內政部74年8月27日(74)台內勞字337567號函釋)。若事業單位於報核時，未說明該工作規則適用於各地之事業場所時，該經核備之工作規則僅只適用於報備地之事業場所(行政院勞工委員會77年11月29日台(79)勞動一字第27019號函釋)。工作規則經主管機關核備後，依勞基法第70條，還須「公開揭示」，亦即「雇主應即於事業場所內公告並印發各勞工」(勞基法施行細則第38條)；惟若未公告並印發各勞工，而以公司內部網路傳送各員工之方式通知員工，應亦符合所謂之公開揭示。須注意的是，關於工作規則之報請核備，並非僅在初次訂立後報請核備即一勞永逸，若工作規則有所修正，仍須依照前揭程序報請核備（勞基法施行細則第37條第2項）。

前文一再提到核備，或許有人會問：什麼是「核備」？簡單說，核備的意思就是審核備查，它不同於核准，亦即無所謂准或不准，但與其說准，倒不如說只要依指示修正就會被接受，因為主管機關認為有必要時，得通知雇主修訂其報請核備之工作規則(勞基法施行細則第37條第3項)，雇主須依主管機關之要求予以修正，倘若不修正，恐無法完成核備。至於主管機關會通知雇主修訂者，不外乎工作規則有違法、不當或不足(應訂立之內容未訂立)，或者有不宜訂立於工作規則之內容。以下就針對工作規則應具備之內容、雇主所訂立之工作規則中較常出現違法、不當之部分，以及主管機關通常會要求補具或刪除之內容等，分別加以說明。

依勞基法第70條之規定，工作規則應包含以下事項：「一、工作時間、休息、休假、國定紀念日、特別休假及繼續性工作之輪班方法。二、工資之標準、計算方法及發放日期。三、延長工作時間。四、津貼及獎金。五、應遵守之紀律。六、考勤、請假、獎懲及升遷。七、受僱、解僱、資遣、離職及退休。八、災害傷病補償及撫卹。九、福利措施。十、勞雇雙方應遵守勞工安全衛生規定。十一、勞雇雙方溝通意見加強合作之方法。十二、其他」；原則上，上開事項均列在同一本工作規則內，但若雇主認為有必要時，得分別就上開各款另訂單項工作規則(勞基法施行細則第39條)。惟就該等單項工作規則，因仍屬工作規則之一部分，是故應仍須一併報請核備。

關於上開第一款事項：較常出現的問題是雇主規定的工作時間超過法定工時上限。依勞基法第30條第1項規定，勞工每日正常工作時間不得超過八小時，每二週工作總時數不得超過八十四小時；即使依該條第2項及第3項規定之所謂變形工時，每週工作總時數亦不得超過四十八小時。另一個常出現的問題是，雇主給予員工之休假日數不足法定之休假日數。依勞基法第36條，勞工每七日中至少應有一日之休息，作為例假；若採變形工時制度(須屬中央主管機關指定之行業，且須經工會或勞工半數以上同意)，則改依第30條之1第1項第3款規定，二週內至少應有二日之休息，作為例假。第37條規定，紀念日、勞動節日及其他由中央主管機關規定應放假之日，均應休假。還有第38條所規定之特別休假。雇主若因企業之型態，無法於法定應放假之日讓員工休假，亦應另外安排時日讓員工補休，再不然，亦應在徵得員工同意下，以加倍發給工資之方式取代休假。

關於第三款「延長工作時間」（即一般所謂的加班）：除了須依勞基法第24條規定之標準加給工資外，還須注意，延長之工時連同正常工時，一日不得超過十二小時，延長之工時，一個月不得超過四十六小時(勞基法第32條第2項)。

關於第五款「應遵守之紀律」：為了促使員工遵守，宜有配套規定，即違反紀律時之懲戒規定；有的雇主是在所列應遵守之各項紀律後面直接載明違反時之懲戒規定，有的則是規定在第六項之「獎懲」中，亦即以「應遵守之紀律」內容做為懲戒事由之全部或一部；以上兩種方法皆可，惟須注意的是，應避免於兩處均有懲戒規定而前後所定之懲戒方法不一。此外，若屬重要規定，應特別加以明示。原則上，只要儘可能明確具體，且無損勞工人格尊嚴、合於一般社會規範之紀律要求，均可被主管機關接受；值得一提的是，勞工在工作場所外個人行為以不受干預為原則，因此雇主若對之有所干預或要求，應以經營管理上確實有其必要為條件；例如：勞工在外兼職，甚至從事同類業務，為避免影響勞動契約之履行，雇主可規定須經公司同意始可。

關於第六款「考勤、請假、獎懲及升遷」：在考勤上，常見雇主對員工之遲到處以罰款；固然，員工遲到或早退之時間內未提供勞務，就該段時間內得不發給工資，但若顯然違反比例原則(例如：工資經比例計算，1小時100元，但遲到15分鐘就被罰款100元)，恐怕不當。亦有以員工遲到或早退超過一定時間即視為曠職；然遲到早退與曠職情形不同，雇主應分別處理(勞委會(76)勞動字第4560號函釋)。再者，關於全勤之認定，亦常出現問題。依勞工請假規則第9條：雇主不得因勞工請婚假、喪假、公傷病假及公假，扣發全勤獎金。又女工產假期間不應視為缺勤，原有之全勤獎金自應照發(內政部(74)台內勞字第315778號函釋)。「請假」的部分，不應低於勞委會所訂定之「勞工請假規則」之標準(例如：假期不得較短)。又，關於勞工得請的假別，除了上開請假規則所列出者外，還包括「性別工作平等法」所規定之生理假、流產之產假、陪產假、育嬰留職停薪、家庭照顧假等，主管機關可能會要求雇主依上開法規補具相關內容。「獎懲」的部分，常出現之問題諸如：扣薪之懲罰方式、以解僱為懲罰方式而其懲罰事由較勞基法第十二條之規定嚴苛、懲罰事由之規定不明確。關於扣薪之懲罰，勞基法第22條第2項規定，工資應全額直接給付勞工；而內政部及勞委會之函釋均表示，勞工於工作中故意或過失損壞產品或其他物品，或關於工作規則所定員工過失應負賠償責任疑義，均宜循司法途徑或協商處理，不得逕行扣發工資；因此，以扣薪作為懲罰方式，恐怕不宜。關於解僱之懲罰，依勞委會之工作規則審核要點之附表所列審核注意事項，「懲罰內應不含解僱處分，依第十二條(按：指勞基法第12條)解僱者列第七十條第七款」；而若有勞工違反勞工安全衛生法及有關規定中之特別重要規定，得引為解僱依據者，則應列在第十款「勞雇雙方應遵守勞工安全衛生規定」中。

關於第七款「受僱、解僱、資遣、離職及退休」：勞工受僱時，雇主通常會與之約定試用期間，惟勞基法及其施行細則已無試用期間之規定，勞資雙方固然仍可自由約定合理之試用期，但試用期間之勞動條件，例如：工資、年資、終止勞動契約等，仍應依勞基法相關法令辦理。又，工作規則中若規定雇主得調動員工之工作，其規定應符合內政部台內勞字第328433號函釋之五項原則：(1)企業經營所必需(2)不得違反勞動契約(3)對薪資及其他勞動條件未作不利變更(4)調動後工作為其體能及技術所可勝任(5)調動地點過遠時應予必要協助。關於解僱，可能出現問題的是，雇主所定之解僱原因較勞基法第12條多或解僱條件較寬鬆。關於資遣，就其原因而言，通常會被要求依勞基法第11條或第13條但書及第16條之規定訂立；而另一個可能出現的問題是，雇主所定終止契約之預告期間，違反勞基法第16條及第15條第2項規定且對員工較為不利；又若雇主一併規定資遣費之計算及給付方式，應注意：新制(勞工退休金條例)與舊制(勞基法) 關於資遣費之規定有所不同。關於離職，最常見的問題是，雇主為了確保員工辦妥交接而採取扣留薪資之方式；然依勞基法施行細則第9條規定，依本法終止勞動契約時，雇主應即結清工資給付勞工；又勞基法第26條規定，雇主不得預扣勞工工資作為違約金或賠償費用；主管機關亦有函釋表示，雇主若因員工未辦理交接而受有損害，得循司法途徑請求賠償，但不得因員工未辦理交接而扣其薪資。關於退休，目前相關之制度及適用之法令包括舊制(適用勞基法)及新制(適用勞工退休金條例)，若選擇舊制及適用新制之員工都有，則雇主宜分別列出兩種法令之相關規定，若員工均屬適用新制者，則僅依勞工退休金條例規定即可。

關於第八款「災害傷病補償及撫卹」：若雇主無相關之規定，主管機關可能會要求雇主依勞基法第59條至第61條之規定補具其內容。

關於第十二款「其他」：主管機關可能會要求雇主依「性別工作平等法」第13條第1項、「性騷擾防治法」第7條第2項及「工作場所性騷擾防治措施申訴及懲戒辦法訂定準則」之規定，訂定性騷擾防治措施、申訴及懲戒辦法，並在工作場所顯著之處公告及印發各受僱者。

至於哪些內容不宜規定於工作規則內？「關於勞工在職期間完成之著作，其著作權之歸屬，著作權法已有明定，如事業單位擬與勞工有所約定，依該法規定應以契約為之，不宜於工作規則中訂定」（勞委會勞動一字第09811號函釋）；同理，專利權之歸屬亦不宜規定於工作規則中。此外，雇主或許會於工作規則中訂立「保密(營業祕密)」、「競業禁止」等規定，但因為兩者就期間之規定通常都會包含「離職後」，尤其離職後之「競業禁止」，因涉及憲法保障人民工作權之規定，且涉及勞工之經濟生存能力，不宜由雇主單方片面規定，因此最好與勞工另以契約約定。
 
勞基法施行細則第7條有規定勞動契約應約定之事項，而觀其所載之事項，與前揭工作規則應包含之事項多所重疊，因此或有人問：勞動契約與工作規則，究竟有何不同？兩者之關係又是如何？就內容之擬定者而言，事實上，兩者並無何差異，都是由雇主(或在雇主授意下)所擬，最明顯的差別在於，前者是一對一，亦即雙方就內容合意後簽訂，而後者則是一對多，由雇主單方面製訂後再告知全體勞工(或適用之該部分勞工)；換言之，勞工就勞動契約之內容，於簽訂前尚有與雇主協商而予以修正之機會，然就工作規則之內容，勞工僅能被動接受，無置喙之餘地。再者，就內容之變更而言，勞動契約既是經勞雇雙方合意簽訂，自不容雇主片面更改契約內容，倘若雇主違反致有損害勞工權益之虞者，勞工得依勞基法第14條第1項第6款規定，不經預告終止契約，雇主並應給付勞工資遣費；而工作規則內容之變更，勞委會固然有函釋謂「勞動條件係由勞雇雙方協調之約定，雇主欲變更降低工作規則中優於勞動基準法之勞動條件，仍請與勞方協商之」，然實務上多數認為「除該工作規則違反法律強制規定或團體協商外，當然成為僱傭契約內容之一部。雇主就工作規則為不利勞工之變更時，原則上不能拘束表示反對之勞工；但其變更具有合理性時，則可拘束表示反對之勞工」(最高法院88年台上字第1696號判決要旨)。此一判決同時亦說明了勞動契約與工作規則之關係。

最後，要說明工作規則之效力問題。勞基法第71條規定「工作規則，違反法令之強制或禁止規定或其他有關該事業適用之團體協約規定者，無效。」此條之規定可說是針對雇主所得制訂、變更之工作規則內容，立下界限，也是政府為保護勞工所立下之一道防線。除此之外，前揭勞基法第70條所定工作規則應報請主管機關核備並公開揭示，亦屬保護勞工權益之一項規定。有疑問的是，若依法應報請核備之工作規則未經核備，該工作規則是否有效？工作規則雖經核備卻未公開揭示，是否有效？工作規則有所變更卻未再送核備，是否有效？針對上開疑問，如工作規則未經核備，法院判決大多認為並不影響其生效，僅係雇主依法應受處罰之問題；但為不利之變更後卻未再送核備，依前揭最高法院判決要旨，原則上不能拘束表示反對之勞工，除非其變更具有合理性；至於未經公開揭示(或其他可達同樣效果之方式)之工作規則，有學者認為，應不生效力；此時勞雇雙方關於權利義務之運作，則以「勞動習慣」視之而成為勞動契約之內容。惟若雇主已公開揭示工作規則而勞工表示不知其內容時，該工作規則能否拘束該勞工？按「勞工與雇主間之勞動條件依工作規則之內容而定，有拘束勞工與雇主雙方之效力，而不論勞工是否知悉工作規則之存在及其內容，或是否予以同意，除該工作規則違反法律強制規定或團體協商外，當然成為僱傭契約內容之一部」(上揭最高法院判決要旨)，換言之，雇主只要有公開揭示，縱使勞工不知工作規則之存在或其內容，並不因而影響該工作規則之效力。值得提醒的是，工作規則一旦經主管機關核備，雇主就應完全遵照其所定內容行事，例如：工作規則中規定「員工之工作表現經考核不及格者，應先予降級，降級後經考核仍不及格者，應予調職，調職後經考核仍不及格者，得予以解僱(資遣)」，則除有其他法定雇主得逕行終止契約之事由外，雇主不得在未經降級及調職即直接解僱(資遣)員工，否則其解僱恐會被認定為違法而無效。